План закупок: от прогноза до размера заказа

План закупок часто составляют по правилу «берём столько, сколько брали в прошлом месяце». Когда спрос меняется, такой способ даёт либо дефицит, либо лишний запас. Хороший план рассчитывается из прогноза спроса, срока поставки и товара, который лежит на складе и находится в пути. В итоге по каждому товару получается не приблизительная, а точная величина заказа.

Формула

Заказ = дневной спрос × (срок поставки + период между заказами) + страховой запас − остаток на складе − заказы в пути.

Если результат отрицательный, заказ равен нулю. Если положительный, округлите его до размера упаковки (коробка, паллета). Период между заказами — это то, как часто вы пересматриваете план: каждую неделю или раз в две недели.

Каждое слагаемое имеет свой смысл. Дневной спрос, срок и период вместе определяют, на сколько дней должен хватить запас. Страховой запас закрывает ошибку прогноза. А товар на складе и в пути уже есть, и покупать его второй раз не нужно. Стоит забыть одну из этих частей, и план рушится.

Пример по одному товару

За последние три месяца продажи составили 420, 480 и 450 штук. В среднем 450, то есть 15 штук в день. Поставка занимает 10 дней, заказ даём каждые 14 дней: спрос за 24 дня равен 15 × 24 = 360 штук. Страховой запас равен шестидневному спросу, то есть 90 штукам. На складе 140 штук, в пути ещё 100.

Заказ = 360 + 90 − 140 − 100 = 210 штук. При упаковке по 24 штуки 210 ÷ 24 = 8,75, то есть заказываем 9 упаковок, или 216 штук.

Корректировка прогноза

• Учитывайте дни, когда товара не было. Если за последний месяц продано 450 штук, но 6 дней товара на складе не было, реальный спрос составляет 450 ÷ 24 = 18,75 штуки в день. Если брать 15, вы каждый раз будете заказывать мало, и товар снова закончится.
• Исключайте из среднего разовые крупные заказы, например тендер или одного большого клиента.
• Добавляйте сезон и акции. Если скоро праздник и прошлые годы показывали рост спроса на 20 процентов, получим 360 × 1,2 = 432. Тогда заказ равен 432 + 90 − 140 − 100 = 282, то есть 12 упаковок (288 штук).
• Проверьте точность остатка. Если числящиеся 140 штук на деле 110, заказ окажется меньше на 30 штук. Даже при верной формуле неверный остаток портит результат.

Порядок для всего ассортимента

Откройте в Excel по одной строке на товар: дневной спрос, срок, период, страховой запас, остаток, заказы в пути, упаковка и рассчитанный заказ. Частоту пересмотра различайте по ABC: товары A раз в неделю, B раз в две недели, C раз в месяц, крупными партиями. Сравните сумму всех заказов с имеющимися деньгами. Если денег не хватает, в первую очередь обеспечьте товары A. Учитывайте также минимальный заказ поставщика и дни доставки: если объединить несколько товаров одного поставщика в один заказ, расходы на доставку снизятся, но часть товаров придёт сверх плана. Излишек по таким товарам вычитайте из следующего заказа.

Следите за ошибкой прогноза

Каждый месяц сравнивайте прогноз с фактическими продажами: ошибка = |факт − прогноз| ÷ факт. При прогнозе 360 и фактических продажах 395 ошибка составит 35 ÷ 395 = 8,9 процента. Если ошибка всегда смещена в одну сторону (каждый раз меньше факта), проблема не в формуле, а во входных данных или в страховом запасе. Для товаров с большой ошибкой увеличьте запас или управляйте ими отдельно как группой Z по XYZ-анализу. Ошибку считайте отдельно по товарам A, потому что их ошибка сильнее всего влияет на деньги. Руководителю для просмотра достаточно одной таблицы: прогноз, фактические продажи и процент ошибки.

Вывод

План закупок опирается на три вещи: верный спрос, верный остаток и учтённые заказы в пути. CountLab подтверждает остатки инвентаризацией, с помощью ABC/XYZ-анализа выделяет товары, которым нужно больше внимания, а в отчёте для руководства собирает цифры, необходимые для плана.