Как считается точность остатков

После инвентаризации чаще всего звучит вопрос: «Насколько точны остатки на нашем складе?» Ответом должен быть один процент. Именно его даёт точность остатков, и для расчёта не нужна сложная программа — достаточно результатов пересчёта и нескольких договорённостей. Главное — чётко определить эти договорённости с самого начала.

Основная формула

Точность остатков = (число позиций, совпавших с учётом ÷ число пересчитанных позиций) × 100.

Позиция — это единица номенклатуры, то есть один артикул. Пример: на небольшом оптовом складе пересчитали 400 позиций. У 372 остаток в 1С совпал с тем, что лежит на полке, у 28 есть расхождение. Точность = 372 ÷ 400 × 100 = 93 процента. Иначе говоря, примерно в каждой четырнадцатой-пятнадцатой позиции учёт отличается от факта.

Делитель — именно пересчитанные позиции, а не вся номенклатура. Если из 5000 артикулов пересчитали 400, то 93 процента относятся только к этим 400. Чтобы делать выводы об остальных, выборка должна быть случайной, а не состоять из удобных или ближних к входу стеллажей.

Что значит «совпало»

Это самая важная договорённость, ведь процент зависит именно от неё. Есть два пути:

• Строгий: позиция считается совпавшей, только если учёт и факт равны точно. Подходит для лекарств, электроники и другого дорогого товара.
• Допустимое отклонение: например, два процента или три штуки. Для сыпучих и весовых товаров — муки, сахара, цемента, гвоздей — это практично, потому что просыпание и погрешность весов дают естественную разницу.

Пример: в 1С числится 500 кг риса, при пересчёте насчитали 497 кг. По строгому правилу это расхождение. С допуском в один процент (5 кг) позиция считается совпавшей. Какое бы правило вы ни выбрали, запишите его и применяйте одинаково, иначе результаты разных месяцев нельзя сравнивать.

Точность по стоимости

Подсчёт по позициям не показывает деньги: дешёвый гвоздь, которого не хватает одной штуки, и телефон, которого не хватает трёх штук, считаются одинаково «несовпавшими». Поэтому нужен второй показатель.

Точность по стоимости = 100 − (сумма модулей расхождений ÷ стоимость остатка по учёту × 100).

Пример: остаток по учёту — 480 млн сумов. Недостачи в сумме 9 млн, излишки в сумме 5,4 млн сумов. Сумма модулей 9 + 5,4 = 14,4 млн. 14,4 ÷ 480 = 3 процента, значит, точность 97 процентов.

Важно: не вычитайте излишки из недостач. Иначе получится 9 − 5,4 = 3,6 млн, то есть всего 0,75 процента, а точность покажется 99,25 процента. На деле по одному товару недостача, по другому излишек — похожие артикулы перепутаны, и это создаёт ложное спокойствие.

Расчёт в Excel

Сделайте таблицу: в столбце A артикул, в B остаток по учёту, в C результат пересчёта. В столбце D отметьте совпавшую позицию единицей, несовпавшую — нулём. С допуском два процента формула такая: IF(ABS(C2−B2) ≤ 0,02 × B2; 1; 0). Для строгого метода: IF(C2=B2; 1; 0). Затем точность = SUM(D2:D401) ÷ COUNT(C2:C401). Разделитель в формулах (запятая или точка с запятой) зависит от настроек Excel.

В ту же таблицу добавьте столбец E и посчитайте стоимость каждого расхождения: разница × себестоимость. Тогда оба показателя точности окажутся на одном листе.

Типичные ошибки

• Движение во время пересчёта не остановили: товар, посчитанный утром, отгрузили днём, и «возникло» расхождение.
• Считают только быстро оборачивающийся товар: результат ненадёжен для всего склада.
• Отбрасывают нулевые остатки: именно там чаще всего прячутся случаи «в учёте ноль, на полке есть».
• Не фиксируют причину: процент есть, а оснований для исправления нет.
• Не учитывают место: товар есть, но в другой ячейке — при сборке его всё равно не найдут.

Измеряйте точность регулярно, а не один раз: дорогие и быстро продающиеся товары достаточно часто пересчитывать, остальные — реже.

Вывод

Точность остатков — простое отношение, но чтобы ему можно было верить, заранее нужно договориться о правиле «совпало», о выборке и о втором показателе по стоимости. Когда процент виден вместе с причинами, он превращается в практическое решение. CountLab помогает посчитать точность по результатам инвентаризации — и по позициям, и по стоимости — и показать причины расхождений в разрезе категорий и зон.