Анализ пересортицы: почему расхождения закрывают друг друга

По итогам пересчёта общая разница может быть почти нулевой, а на складе всё равно беспорядок. Причина — пересортица: одного товара не хватает, а похожего другого оказывается больше, и две разницы закрывают друг друга. Взглянув на итоговую сумму, легко решить, что всё в порядке. На деле это самый полезный сигнал о том, откуда берутся ошибки.

Сальдо и общий объём расхождений

Считайте два показателя вместе. Сальдо расхождений — сумма всех расхождений с учётом знака (излишки и недостачи закрывают друг друга). Общий объём — сумма расхождений по модулю, без учёта знака. Если сальдо резко меньше общего объёма, пересортицы много.

Для примера возьмём группу аксессуаров для телефонов (учёт и факт, штук):

• Кабель USB-C 1 м: 120 и 105, разница −15, цена 25 000 сумов, то есть −375 000.
• Кабель USB-C 2 м: 80 и 92, разница +12, цена 35 000, то есть +420 000.
• Зарядка 20W белая: 60 и 48, разница −12, цена 90 000, то есть −1 080 000.
• Зарядка 20W чёрная: 40 и 51, разница +11, цена 90 000, то есть +990 000.
• Наушники B: 30 и 29, разница −1, цена 70 000, то есть −70 000.
• Чехол Y: 90 и 94, разница +4, цена 30 000, то есть +120 000.

Ещё в двух позициях расхождений нет. Сальдо в деньгах: −375 000 + 420 000 − 1 080 000 + 990 000 − 70 000 + 120 000 = +5 000 сумов, в штуках −1. А общий объём расхождений — 3 055 000 сумов и 55 штук. Отчёт говорит «расхождений почти нет», а на деле 55 штук не совпадают с учётом.

Поиск пар

Сложите расхождения по товарным группам (кабели, зарядки) и найдите внутри группы позиции с противоположными знаками и близким количеством. В нашем примере есть пара кабелей (−15 и +12) и пара зарядок (−12 и +11). Количество в парах: 12 + 11 = 23 штуки, а с учётом обеих сторон 46 штук. Оставшиеся 55 − 46 = 9 штук — настоящие расхождения: 3 + 1 + 1 недостачи и 4 излишка. Когда пара найдена, сначала проверьте физически: пересчитайте обе позиции заново.

Доля пересортицы в деньгах: (300 000 + 420 000 + 990 000 + 990 000) ÷ 3 055 000 = 2 700 000 ÷ 3 055 000 ≈ 88 процентов. Если цены различаются, пересортица влияет и на стоимость: в учёте числится дешёвый кабель, а лежит дорогой, поэтому по 12 штукам учёт занижен на 12 × 10 000 = 120 000 сумов.

Причины

Пересортица особенно часто встречается в товарах, отличающихся размером, дозировкой, маркой или цветом: одежда, лекарства, стройматериалы, автозапчасти. Типичные причины:

• Похожие товары лежат рядом и отличаются цветом, размером, моделью.
• Один штрихкод или одна карточка используются для нескольких вариантов (цвет, размер).
• При приёмке сканируют не тот вариант, а при сборке берут по названию, а не по коду.
• Путаются единицы измерения: коробка или комплект вместо штуки.
• В онлайн-продажах вариант товара неверно связан с карточкой на сайте.

Исправление

Не исправляйте учёт по сальдо: если «закрыть» излишки недостачами, исчезнет след ошибки, и она повторится. По каждой паре оформляйте отдельный документ пересортицы. Затем меняйте процесс:

1. Размещайте похожие товары дальше друг от друга.
2. Крупно пишите на ярлыке код и цвет.
3. Подтверждайте сканером при сборке и упаковке.
4. Заводите отдельную карточку на каждый вариант.
5. Группы с высокой долей пересортицы чаще проверяйте цикличным пересчётом.

Вывод

Сальдо скрывает последствия ошибки, а общий объём расхождений показывает её истинный размер. CountLab выделяет пары пересортицы в результатах инвентаризации, с помощью карты зон показывает, где накапливаются ошибки, и в плане цикличных пересчётов уделяет этим группам больше внимания.