Правило Парето на складе: немногое даёт многое

Инвентаризация закончилась: недостача обнаружена по 74 позициям. Отчёт длинный, проверка каждой строки заняла бы неделю. С чего начать? Ответ даёт правило, замеченное итальянским экономистом Парето: небольшое число причин даёт большую часть результата. Применительно к недостачам это анализ Парето: вы выясняете, из каких позиций, зон и причин складывается основная часть потерь.

По позициям

На складе пересчитано 1 200 позиций, недостача выявлена по 74, всего на 21,6 млн сумов (по себестоимости). Отсортируйте недостачи по убыванию стоимости. Первые десять позиций: 4,1; 2,6; 1,9; 1,5; 1,1; 0,9; 0,8; 0,7; 0,6 и 0,5 млн сумов, итого 14,7 млн, то есть 68 процентов. Остальные 64 позиции дают 6,9 млн, в среднем около 108 тысяч сумов на каждую. Накопленная доля показывает то же: первая позиция 4,1 ÷ 21,6 ≈ 19 процентов, первые три — 8,6 млн ≈ 40 процентов, первые пять — 11,2 млн ≈ 52 процента.

Получается, что всего 0,8 процента из 1 200 пересчитанных позиций, а из 74 позиций с недостачей — 13,5 процента, принесли почти две трети потерь. Если вместо равномерной проверки всего сосредоточиться на этих десяти, объём работы резко сократится.

По зонам и причинам

Разложите те же 21,6 млн сумов по зонам. Допустим: в зоне A 3,4 млн, в зоне B 2,6, в зоне D 3,7, а в зоне C у ворот приёмки и отгрузки — 11,9 млн сумов. Зона C даёт 55 процентов всей недостачи, хотя занимает около пятой части площади склада. Порядок в этой зоне (документы, приёмка, доступ посторонних) стоит изучить отдельно. Внутри зоны тот же приём можно повторить: по рядам или стеллажам.

Самый полезный разрез — причина. Разберите упомянутые десять позиций. Допустим: по четырём товар, недопоставленный при приёмке, записан в документах полностью, по трём перепутаны похожие артикулы, по двум товар выдан без документов, по одной причину найти не удалось. Три причины объясняют девять случаев из десяти. И меры понятны: пересчёт при приёмке, раздельное размещение и маркировка похожих товаров, запрет выдачи без документов. Позицию, по которой причину найти не удалось, не бросайте: отметьте её, чтобы при следующем пересчёте проверить первой.

Таблица Парето в Excel

1. Два столбца: позиция и стоимость недостачи (расхождение × себестоимость).
2. Отсортируйте по убыванию стоимости.
3. Доля = стоимость ÷ итог. Накопленная доля — последовательная сумма долей.
4. Постройте диаграмму со столбцами и накопительной линией (в новых версиях Excel есть и готовый тип «Парето»).

Стоимость недостачи считайте по себестоимости, а не по цене продажи: иначе товары с высокой маржой искусственно окажутся в верхней части списка.

Если «хвост» из множества мелких позиций длинный и плоский, это нормально: основная работа находится в нескольких первых столбцах.

Чего остерегаться

• 80/20 не закон, а приблизительная картина. У вашего склада может быть 70/30 или 90/10, поэтому считайте свои цифры.
• Список по стоимости скрывает дешёвые мелочи, которые «недосчитываются» каждый раз. Например, удлинитель за 12 тысяч сумов при каждом пересчёте не досчитывается на 3-5 штук: сумма мала, но повторяемость — признак системной проблемы (скажем, выдачи без документов). Составьте второй рейтинг: в скольких пересчётах по позиции было расхождение.
• Один пересчёт — один снимок. Сравните результаты двух-трёх пересчётов: если одни и те же позиции снова наверху, проблема устойчивая.
• Если недостача размазана равномерно и «головы» не видно, дело не в отдельных товарах, а во всём процессе (приёмка, документооборот).

Следующий шаг

Возьмите десять первых позиций и зону C в цикличный пересчёт раз в месяц на следующий квартал: пересчитать десять позиций — полчаса работы. Введите по одному правилу и одному ответственному на каждую причину. Через два-три месяца повторите анализ: стал ли список короче и не переехала ли недостача на другое место?

Вывод

Анализ Парето превращает борьбу с недостачами из проверки всего подряд в исправление нескольких конкретных точек. CountLab с помощью анализа расхождений и карты зон показывает, в каких позициях, зонах и причинах недостачи скапливаются.