ABC и XYZ вместе: матрица из девяти ячеек

ABC-анализ оценивает ценность товара, а XYZ-анализ — стабильность спроса. Использовать их по отдельности полезно, но вместе они дают практический ответ по каждому товару: сколько держать запаса, как часто пересчитывать и как оформлять заказ. Результат — матрица из девяти ячеек: ценность в трёх уровнях (A, B, C) и стабильность в трёх уровнях (X, Y, Z).

Девять ячеек и их политика

• AX — ценный и стабильный. Автоматический повторный заказ, небольшой страховой запас, частые небольшие партии. Самая простая и самая выгодная ячейка.
• AY — ценный, спрос колеблется. Умеренный страховой запас, пересмотр прогноза раз в неделю.
• AZ — ценный, спрос резко меняется. Самая трудная ячейка. Оперативная договорённость с поставщиком, ежедневный контроль, выяснение причин скачков спроса: акция или крупный клиент?
• BX и BY — стандартная точка заказа и средний запас.
• BZ — ограничьте запас, по возможности работайте под заказ.
• CX — простое правило, крупная партия, редкий пересчёт. Стоимость низкая, поэтому и расходы на хранение небольшие.
• CY — минимальный запас, упрощённый контроль.
• CZ — вывод из ассортимента или продажа только под заказ. Главное место, где застревают деньги.

Пример: магазин на 300 позиций

Допустим, оба анализа проведены, и позиции распределились по ячейкам так: AX 25, AY 20, AZ 8, BX 30, BY 45, BZ 25, CX 40, CY 55, CZ 52. Всего 300.

В группе A 53 позиции (около 18 процентов), но они дают основную часть продаж. Из них только 8, то есть ячейка AZ, около 3 процентов от всех позиций, требуют больше всего времени аналитика. Вместе с AY еженедельно разбирается 28 позиций — это посильная работа для одного человека.

В правом нижнем углу ячейка CZ: 52 позиции, то есть 17 процентов ассортимента. Они приносят мало дохода, а спрос нерегулярен. По каждой примите решение: прекратить продажу, распродать остаток со скидкой или перевести на работу под заказ. Освободившиеся здесь деньги можно направить в запас товаров ячейки AX.

Матрица облегчает и план пересчётов. Если группу A считать раз в месяц (53 позиции), группу B раз в квартал (примерно 33 в месяц), а группу C дважды в год (примерно 25 в месяц), получится около 110 позиций в месяц, то есть в среднем по 5 в рабочий день. Это не перегрузит одного кладовщика, а закрывать склад и пересчитывать всё за один день не придётся.

Сведите девять ячеек к трём практическим группам

Помнить девять отдельных правил трудно, поэтому объедините ячейки в три группы:

1. Автоматизируйте: AX, BX, CX. Спрос стабилен, решение определяется простым правилом.
2. Управляйте внимательно: AY, AZ, BY. Велика ценность или колебания, время аналитика уходит сюда.
3. Сокращайте или переводите под заказ: BZ, CY, CZ. Ограничьте запас и высвободите деньги.

Как построить в Excel

1. Рассчитайте группы ABC и XYZ отдельно и присвойте каждому товару две буквы.
2. Объедините буквы: формула A2 & B2 даст код вроде «AX».
3. Создайте сводную таблицу: в строках ABC, в столбцах XYZ, в значениях число позиций и сумма продаж.
4. Рядом с каждой ячейкой коротко запишите политику: кто, когда и по какому правилу действует.

Типичные ошибки

• Построить матрицу один раз. Товары перемещаются между ячейками, поэтому обновляйте её каждый квартал.
• Работать с грязной номенклатурой. Если один товар заведён двумя записями, его продажи делятся и он попадает не в ту ячейку.
• Решать AZ только большим запасом. Большой запас дорогого товара — это много замороженных денег; сначала выясните, почему спрос нестабилен.
• Убирать CZ без проверки. Часть таких товаров покупают вместе с другими, поэтому проверьте совместные продажи.
• Пытаться написать подробную инструкцию для каждой из девяти ячеек. Достаточно трёх групп.

Вывод

Матрица превращает сложный анализ в три-четыре решения: что автоматизировать, на что обратить внимание, что сократить. Чтобы она работала, данные продаж и остатки должны быть надёжными. CountLab строит матрицу ABC/XYZ вместе с результатами инвентаризации и помогает подготовить план цикличных пересчётов и управленческий отчёт.