ABC-анализ: шаг за шагом

На складе сотни, а иногда и тысячи позиций, но не все одинаково важны. Несколько товаров дают большую часть выручки, а многие годами лежат на полке. Контролировать всё одинаково строго — самый простой способ потратить время и деньги. ABC-анализ делит товары на три группы по значимости и показывает, куда направлять внимание.

Пять шагов

1. Выберите период и критерий. Период — 6-12 месяцев, для сезонных товаров 12. Критерий — обычно сумма продаж, для более точного результата валовая прибыль.
2. Соберите данные. Выгрузите из 1С или Excel сумму за период по каждому товару. Объедините дублирующиеся записи, приведите единицы измерения к одному виду.
3. Отсортируйте суммы по убыванию: самые продаваемые сверху.
4. Посчитайте долю каждого товара в общей сумме и накопленную долю, то есть сумму долей до этого товара включительно.
5. Разделите на группы. Обычные границы 80/15/5: накопленная доля до 80 процентов — A, от 80 до 95 — B, остальное — C. Заранее договоритесь, в какую группу относить товар, оказавшийся на границе, и запишите это.

Пример

Квартальные продажи оптовой базы — всего 100 млн сумов (условные цифры), список ограничен десятью товарами:

• Подсолнечное масло — 45 млн, накопленная доля 45.
• Мука — 20 млн, накопленная 65.
• Сахар — 15 млн, накопленная 80.
• Рис — 6 млн, накопленная 86.
• Чай — 5 млн, накопленная 91.
• Макароны — 4 млн, накопленная 95.
• Соль — 2 млн, накопленная 97.
• Уксус — 1,5 млн, накопленная 98,5.
• Дрожжи — 1 млн, накопленная 99,5.
• Ванилин — 0,5 млн, накопленная 100.

Результат: в группу A попадают масло, мука и сахар — три товара из десяти, но 80 процентов продаж. В группе B рис, чай и макароны — 15 процентов. В группе C остальные четыре товара — всего 5 процентов. В реальном ассортименте будут сотни позиций, и группа A обычно составляет небольшую долю, а точное соотношение зависит от ваших данных.

Формулы в Excel: доля — C2 / SUM($C$2:$C$11). Накопленная доля — ROUND(SUM($D$2:D2); 4). Группа — IF(E2<=0,8; "A"; IF(E2<=0,95; "B"; "C")). Разделитель (запятая или точка с запятой) зависит от настроек Excel.

Если сменить критерий, порядок тоже изменится. Допустим, у товара выручка 20 млн сумов при марже 3 процента: прибыль 0,6 млн. У другого товара выручка 5 млн при марже 25 процентов: прибыль 1,25 млн. По выручке важнее первый, по прибыли — второй. Поэтому полезно рассчитать группу A и по выручке, и по прибыли.

Границы тоже не закон: при небольшом числе товаров удобнее может оказаться 70/20/10. Главное — применять выбранное правило одинаково каждый раз.

Что делать с каждой группой

• Группа A: самый строгий контроль. Проводите цикличный пересчёт часто (например, раз в месяц), следите за остатком ежедневно, рассчитайте страховой запас, заключите с поставщиком отдельную договорённость.
• Группа B: средний контроль. Пересчёт раз в квартал, стандартная точка заказа.
• Группа C: упрощённый учёт. Пересчёт раз-два в год, заказ редкий, но крупными партиями, часть позиций можно убрать из ассортимента.

Типичные ошибки

• Сортировка по количеству штук вместо стоимости: дешёвый, но ходовой товар ошибочно попадает в группу A.
• Слишком короткий период: данные за один месяц делают «важными» случайные всплески.
• Включение в общий список новых и неподвижных товаров. У новых нет истории, у неподвижных продажи нулевые, рассматривайте их отдельно.
• Взгляд только на выручку. Товар с большой выручкой, но низкой прибылью может стоять в группе A, поэтому проверяйте и маржу.
• Считать группу C «ненужной». Соль или ванилин приносят мало дохода, но покупатель часто берёт их вместе с основным товаром. Перед исключением из ассортимента проверьте совместные покупки.

Вывод

ABC-анализ несложен: сортировка, расчёт долей и деление по границам. Его сила — в последующих решениях: что считать чаще, на что выделять больше запаса, что сокращать. CountLab проводит ABC/XYZ-анализ вместе с результатами инвентаризации и помогает составить план цикличных пересчётов по группам.