Недостачи в динамике: тренд и случайность

Руководитель видит в месячном отчёте недостачу 1,4 процента, в прошлом месяце было 0,9. «Что случилось?!» — спрашивает он, но следующий месяц показывает 0,8, и все успокаиваются. А на другом складе ряд 1,0, 1,2, 1,5, 1,7 никого не тревожит, потому что каждый месяц рассматривается отдельно. Динамика — это взгляд сразу на несколько месяцев, который отличает случайные колебания от настоящих перемен.

Ряд за двенадцать месяцев

Для примера помесячная недостача в процентах от продаж: январь 0,8; февраль 1,1; март 0,7; апрель 0,9; май 1,4; июнь 0,8; июль 1,0; август 1,2; сентябрь 1,5; октябрь 1,7; ноябрь 1,6; декабрь 1,9.

Среднее за первое полугодие 0,95, значения колеблются от 0,7 до 1,4. В мае скачок до 1,4, но в июне снова 0,8: это разовое колебание на краю обычного диапазона. А с сентября идут 1,5; 1,7; 1,6; 1,9: четыре месяца подряд выше самого высокого показателя первого полугодия (1,4). Среднее за второе полугодие 1,48 против 0,95. Это уже не случайность, а тенденция.

Практическое правило: возьмите за границу самое высокое значение прежнего спокойного периода (здесь 1,4). Один выход за границу — повод понаблюдать, три месяца подряд выше границы — повод проверять. В этом ряду правило сработало бы уже в ноябре.

Сгладьте скользящим средним

Трёхмесячное среднее смягчает колебания. Март 0,87; апрель 0,90; май 1,00; июнь 1,03; июль 1,07; август 1,00; сентябрь 1,23; октябрь 1,47; ноябрь 1,60; декабрь 1,73. Майский скачок остался в среднем небольшим бугорком, а с августа среднее выросло четыре раза подряд: 1,00 → 1,23 → 1,47 → 1,60 → 1,73. На линейном графике держите рядом исходный ряд и среднее: первый показывает событие, второе — направление.

В Excel пусть значения лежат в B2:B13. Границу запишите в ячейку F1: MAX(B2:B7). Для среднего формула AVERAGE(B2:B4) тянется вниз. Для сигнала впишите в D10 и протяните вниз: IF(AND(B8>$F$1; B9>$F$1; B10>$F$1); "проверить"; ""). Разделитель зависит от настроек Excel. Для выводов нужно не меньше 8-12 месяцев: по двум-трём точкам тенденцию не определяют.

Смотрите на проценты, а не на суммы

Отдельный пример: продажи выросли с 400 до 500 млн сумов, недостача — с 4 до 5 млн. В сумах рост 25 процентов, но в процентах оба месяца дают 1,0, то есть ничего не изменилось. Когда перед праздниками растёт объём, растёт и сумма недостачи. Поэтому смотрите динамику в процентах от продаж (способ расчёта разобран в отдельной статье).

Когда недостача «видна»

Важный момент: недостача видна не в тот момент, когда она произошла, а когда проведён пересчёт. Если склад считают раз в квартал, потери за три месяца «появляются» в одном месяце, и график выглядит как лестница. Например, мартовский пересчёт показал недостачу 4,5 млн сумов: это сумма за три месяца, а не за один, в среднем 1,5 млн в месяц. Если нужна помесячная динамика, переходите на цикличный пересчёт: каждый месяц считайте часть товаров. Если изменился способ пересчёта (например, с ручного на сканеры), недостача может внезапно вырасти: не потому, что потерь стало больше, а потому, что теперь видно то, что раньше не замечали. Отметьте это на графике тоже.

Отмечайте события

Записывайте на графике события, которые могли повлиять на недостачу: новый сотрудник, новый поставщик, переезд склада, смена расстановки, смена метода пересчёта. Допустим, в августе склад переехал в новое здание. Рост начался с сентября, это может быть связано с переездом, но совпадение по времени ещё не причина. Когда тенденция подтверждена, разложите недостачу по зонам, категориям и поставщикам: станет видно, откуда начался рост.

Руководителю в отчёте давайте не одну цифру, а три показателя: текущий месяц, трёхмесячное среднее и тот же месяц прошлого года. Тогда вопрос звучит не «почему выросло?», а «продолжается ли это?», и решение принимается быстрее.

Вывод

Один месяц почти ничего не говорит о недостаче, а четыре-шесть месяцев показывают направление. CountLab с помощью цикличного пересчёта и анализа расхождений даёт надёжный помесячный ряд, а в управленческом отчёте показывает тенденцию вместе с событиями.