Расчёт процента недостач: стоимость и количество

Нужно сравнить два склада: на одном недостача 4,5 млн сумов, на другом 3 млн. Первый хуже? Неизвестно, ведь они работают в разных объёмах. Недостача в сумах зависит от масштаба, а для сравнения нужна доля. Процент недостач = потерянная стоимость ÷ база × 100. Главный вопрос один: что взять за базу?

Формула и выбор базы

Чаще всего используют две базы.

• От продаж: недостача ÷ продажи за период × 100. Показывает, какую часть оборота съедают потери.
• От среднего запаса: недостача ÷ средний запас × 100. Показывает, насколько хорошо сохраняется лежащий на складе товар, независимо от оборота.

Важное условие: все суммы в одних ценах, то есть по себестоимости. Если недостача дана по себестоимости, а продажи по розничной цене, процент получится неверным.

Пример (год, млн сумов, по себестоимости). Ташкентский склад: продажи 900, средний запас 300, недостача 4,5. Региональный склад: продажи 300, средний запас 150, недостача 3,0.

• Ташкент: 4,5 ÷ 900 = 0,5 процента от продаж, 4,5 ÷ 300 = 1,5 процента от запаса.
• Регион: 3,0 ÷ 300 = 1,0 процент от продаж, 3,0 ÷ 150 = 2,0 процента от запаса.

В сумах хуже выглядит Ташкент, а в процентах региональный склад вдвое хуже. Какую базу ни выберете, запишите её в документе и не меняйте.

Стоимость и количество

Считайте процент отдельно в штуках и в сумах. На одном складе 20 000 штук товара стоимостью 400 млн сумов. Недостача 300 штук на 10 млн сумов. По количеству 300 ÷ 20 000 = 1,5 процента, по стоимости 10 ÷ 400 = 2,5 процента.

Если процент по стоимости выше, потерянный товар дороже среднего. Проверим: средняя себестоимость на складе 400 млн ÷ 20 000 = 20 000 сумов, а у потерянной штуки 10 млн ÷ 300 ≈ 33 333 сума, то есть в 1,67 раза дороже. Значит, проблема в дорогих позициях. Наоборот, если выше процент по количеству, то теряется много дешёвой мелочи.

Общий процент скрывает и разницу между группами. Допустим, на другом складе в группе A при запасе 250 млн сумов недостача 0,4 процента (1,0 млн), а в группе C при запасе 30 млн — 2 процента (0,6 млн). В C процент в пять раз выше, но в сумах больше теряет A. Смотрите процент и по группам ABC, а приоритеты расставляйте с учётом сумм.

Чистая и валовая недостача

При пересчёте выявляются не только недостачи, но и излишки. Пусть на складе из примера выше недостача 10 млн, а излишки 3,5 млн сумов.

• Чистая потеря: 10 − 3,5 = 6,5 млн, это 6,5 ÷ 400 ≈ 1,6 процента запаса. Она показывает реальный убыток в деньгах.
• Валовая: 10 + 3,5 = 13,5 млн, 3,4 процента запаса. Она показывает качество учёта, потому что излишек тоже ошибка (например, перепутан похожий товар).

Показывайте обе. Одна лишь чистая цифра выглядит спокойно, а беспорядок в учёте может быть большим.

Берите один и тот же период

Если квартальную недостачу разделить на годовые продажи, процент получится в четыре раза меньше. Пример: за квартал недостача 2,5 млн, годовые продажи 900 млн, продажи за квартал 225 млн. Верно: 2,5 ÷ 225 ≈ 1,1 процента. Неверно: 2,5 ÷ 900 ≈ 0,3 процента. Недостача и база должны относиться к одному периоду. Месячные, квартальные и годовые цифры напрямую не сравнивайте: квартальные 2,5 млн — это 0,83 млн в месяц и около 10 млн в год.

Excel и вопрос «сколько — это хорошо»

На одном листе столбцы: период, продажи (по себестоимости), средний запас, недостача, излишки. Проценты: недостача ÷ продажи, недостача ÷ запас, (недостача − излишки) ÷ запас.

Универсального ответа на вопрос «сколько процентов — это хорошо» нет. Внешние нормативы могут относиться к другому типу товаров и другому способу учёта, поэтому сравнивайте с историей своего склада и с похожими складами. Для скоропортящихся, мелких и дорогих товаров лучше задавать отдельные границы.

Вывод

Процент недостач превращает цифру в сумах в показатель, который можно сравнивать, но только если чётко определены база и период. CountLab по итогам инвентаризации считает чистую и валовую недостачу в разрезе категорий и зон и показывает её в управленческом отчёте.