Качество номенклатуры: один товар — одна запись

В списке товаров магазина электротоваров одна и та же лампа записана тремя способами: «LED лампа 9 Вт E27 холодная», «Лампа LED 9W E27 6500K» и «LED 9 ватт E27 (белая)». Для продавца разницы нет, а для системы это три разных товара: у каждого свой остаток, свои продажи и своя цена. Поэтому любой анализ, и остатков, и ABC, и заказов, становится ненадёжным. Правило простое: один товар, одна запись.

Чем вредят дубликаты

• Ломается ABC. Товар продан за квартал на 90 млн сумов, но попал в две записи как 48 и 42 млн. Если группа A в этом списке начинается с 50 млн, обе записи окажутся в группе B, хотя товар относится к A.
• Заказывают лишнее. В первой записи остаток 0, у «двойника» 120 штук. Система говорит «закончился» и заказывает ещё 120. При цене 25 000 сумов это 120 × 25 000 = 3 млн сумов лишнего запаса.
• Путается пересчёт. В одной записи недостача 40 штук, у «двойника» излишек 40. Реальная недостача нулевая, но появляются два расхождения по 40 × 25 000 = 1 млн сумов, в сумме 2 млн сумов «валового расхождения».
• Появляется минусовой остаток. Продавец случайно выбирает «двойника»: в этой записи остаток уходит в минус, а в другой столько же лишнего.

Правило наименования

Пишите название в одном порядке: категория, вид, основная характеристика, размер, упаковка. Например: «Лампа LED, 9 Вт, E27, 6500K, 10 шт/коробка». Договоритесь о списке сокращений (Вт, мм, кг) и не добавляйте в название цену, акцию или слово «новинка»: они быстро устаревают.

Обязательные поля: код, штрихкод, базовая единица, категория, статус (активен или архив). Дубликаты по штрихкоду в Excel найти легко: COUNTIF(B:B; B2) > 1. Две записи с одинаковым штрихкодом это явный дубль. Три лампы из начала статьи по правилу сливаются в одну запись «Лампа LED, 9 Вт, E27, 6500K, 10 шт/коробка»: слова «холодная» и «белая» становятся характеристикой 6500K.

Порядок добавления нового товара

1. Сначала ищите: по штрихкоду, коду поставщика и началу названия.
2. Не нашли, отправьте заявку. Право создавать записи должно быть у двух-трёх человек.
3. Заполните запись по правилу.
4. Раз в неделю один человек просматривает список новых записей.
5. У номенклатуры должен быть владелец: он выделяет полчаса в месяц и просматривает список.

Неопределённые записи

Кроме дублей, встречаются бессмысленные записи: «Кабель», «Прочий товар», «Тест», «Лампа (старая)». Если на них записан остаток или продажи, никто не знает, что это. Найти легко: в Excel отметьте короткие названия через LEN(A2) < 12, а подозрительные слова через SEARCH("прочий"; A2). Для каждой найденной записи три пути: уточнить, присоединить к существующей или отправить в архив. Если из 2 600 записей такими окажутся 35 (около 1,3 процента), это работа на один день.

Ежегодный аудит

Допустим, в списке 2 600 записей. Проверив 100 случайных, вы выяснили, что 11 из них входят в группы дублей: 11 процентов, то есть примерно 2 600 × 0,11 = 286 записей. Это оценка приблизительная, точное число известно после полной проверки. Ещё 640 записей (24,6 процента) не двигались 24 месяца. Не удаляйте их, а переведите в архив, потому что исторические документы привязаны к ним; зато поиск ускорится.

Чтобы найти похожие названия, отсортируйте список по алфавиту и просмотрите строки с одинаковыми первыми 10 буквами. В Excel это ускоряют столбец LEFT(A2; 10) и COUNTIF.

Порядок объединения дублей: выберите основную запись, переведите остаток «двойника» в основную документом, ведите таблицу соответствия старого кода основному, «двойника» уберите в архив.

Вывод

Порядок в номенклатуре это основа анализа: когда у товара одна запись, остатки, продажи и ABC заслуживают доверия. Порядок держится на правиле, ответственном и ежегодном аудите. CountLab при инвентаризации выявляет дублирующие и неточные записи и включает их в анализ расхождений и управленческий отчёт.