Nomenklatura sifati: bitta tovar — bitta yozuv

Elektr jihozlari do'konining tovarlar ro'yxatida bir xil lampa uch xil yozilgan: «LED lampa 9 Vt E27 sovuq», «Lampa LED 9W E27 6500K» va «LED 9 vatt E27 (oq)». Sotuvchi uchun farq yo'q, tizim uchun esa bu uchta alohida tovar: har birining o'z qoldig'i, o'z sotuvi, o'z narxi bor. Shu sababli har qanday tahlil, qoldiq ham, ABC ham, buyurtma ham, ishonchsiz bo'lib qoladi. Qoida oddiy: bitta tovar, bitta yozuv.

Takror nimaga zarar keltiradi

• ABC buziladi. Tovar chorakda 90 mln so'm sotilgan, lekin ikki yozuvga 48 va 42 mln bo'lib tushgan. A guruhi bu ro'yxatda 50 mln dan boshlansa, ikkalasi ham B ga tushadi, aslida tovar A guruhiga kiradi.
• Buyurtma ortiqcha bo'ladi. Birinchi yozuvda qoldiq 0, «egizak»da 120 dona. Tizim «tugadi» deydi va yana 120 dona buyurtma qiladi. 25 000 so'mlik tovar uchun bu 120 × 25 000 = 3 mln so'm ortiqcha zaxira.
• Sanoq chalkashadi. Bir yozuvda 40 dona kam, «egizak»da 40 dona ortiq. Haqiqiy kamomad nol, lekin ikkita farq paydo bo'ladi, har biri 40 × 25 000 = 1 mln so'm, jami 2 mln so'm «yalpi farq».
• Minus qoldiq paydo bo'ladi. Sotuvchi tasodifan «egizak»ni tanlaydi: u yozuvda qoldiq minusga ketadi, boshqasida shuncha ortiq turadi.

Nomlash qoidasi

Nomni bir tartibda yozing: turkum, tur, asosiy xususiyat, o'lcham, qadoq. Masalan: «Lampa LED, 9 Vt, E27, 6500K, 10 dona/quti». Qisqartmalar ro'yxatini (Vt, mm, kg) kelishib oling va nomga narx, aksiya yoki «yangi» kabi so'zlarni qo'shmang: ular tez eskiradi.

Majburiy maydonlar: kod, shtrix-kod, asosiy birlik, turkum, holat (faol yoki arxiv). Shtrix-kod bo'yicha takrorni Excel'da topish oson: COUNTIF(B:B; B2) > 1. Bir xil shtrix-kodli ikki yozuv aniq takror. Boshidagi uchta lampa qoida bo'yicha bitta «Lampa LED, 9 Vt, E27, 6500K, 10 dona/quti» yozuviga birlashadi: «sovuq» va «oq» kabi so'zlar 6500K xususiyatiga aylanadi.

Yangi tovar qo'shish tartibi

1. Avval qidiring: shtrix-kod, yetkazib beruvchi kodi va nomning boshi bo'yicha.
2. Topilmasa, so'rov yuboring. Yozuv yaratish huquqi ikki-uch kishida bo'lsin.
3. Yozuvni qoidaga ko'ra to'ldiring.
4. Har hafta yangi yozuvlar ro'yxatini bir kishi ko'zdan kechirsin.
5. Nomenklaturaning egasi aniq bo'lsin: u oyiga yarim soat ajratib, ro'yxatni ko'rib chiqadi.

Noaniq yozuvlar

Takrordan tashqari ma'nosiz yozuvlar ham uchraydi: «Kabel», «Boshqa tovar», «Test», «Lampa (eski)». Ularga qoldiq yoki sotuv yozilsa, bu nima ekanini hech kim bilmaydi. Topish oson: Excel'da LEN(A2) < 12 bilan qisqa nomlarni, SEARCH("boshqa"; A2) bilan shubhali so'zlarni belgilang. Har bir topilgan yozuvga uch yo'l bor: aniqlashtirish, mavjud yozuvga qo'shish yoki arxivga olish. 2 600 yozuvdan 35 tasi shunday chiqsa (taxminan 1,3 foiz), bu bir kunlik ish.

Yillik audit

Aytaylik, ro'yxatda 2 600 yozuv. 100 ta tasodifiy yozuvni tekshirib, 11 tasi takror guruhga tegishli ekanini topdingiz: 11 foiz, ya'ni taxminan 2 600 × 0,11 = 286 yozuv. Bu taxminiy baho, aniq soni to'liq tekshiruvdan keyin ma'lum bo'ladi. Yana 640 yozuv (24,6 foiz) 24 oy davomida harakatsiz. Ularni o'chirmang, arxivga o'tkazing, chunki tarixiy hujjatlar ularga bog'langan; qidiruv esa tezlashadi.

O'xshash nomlarni topish uchun ro'yxatni alifbo bo'yicha saralang va dastlabki 10 harfi bir xil qatorlarni ko'zdan kechiring. Excel'da LEFT(A2; 10) ustuni va COUNTIF buni tezlashtiradi.

Takrorlarni birlashtirish tartibi: asosiy yozuvni tanlang, «egizak» qoldig'ini hujjat bilan asosiyga o'tkazing, eski kodni asosiy kodga bog'lovchi jadval yuriting, «egizak»ni arxivga qo'ying.

Xulosa

Nomenklatura tartibi tahlilning poydevori: bitta tovar bitta yozuvga ega bo'lsa, qoldiq, sotuv va ABC o'zini oqlaydi. Tartib esa qoida, mas'ul va yillik audit bilan saqlanadi. CountLab inventarizatsiya paytida takroriy va noaniq yozuvlarni aniqlab, ularni farqlar tahlili va boshqaruv hisobotiga kiritadi.